Asiakas- ja jä­sen­re­kis­te­rin tie­to­suo­ja­se­los­te

Laatimispäivämäärä 24.5.2018
Päivitetty 2.4.2019

1. Rekisterinpitäjä

Näkövammaisten liitto ry (jäljempänä NKL)
PL 30
FI-00030 Iiris
puhelin (09) 396 041 (vaihde)

2. Rekisteriasioiden yhteyshenkilöt

Tietosuojavastaava: vs. lakimies Elina Ketonen

Rekisterin yhteyshenkilöt:
järjestöpäällikkö Markku Möttönen
palvelupäällikkö Iiro Nummela

3. Rekisterin nimi

Näkövammaisten liitto ry:n ja sen jäsenyhdistysten keskitetty asiakas- ja jäsenrekisteri, joka on käytössä liitossa sekä seuraavissa liiton jäsenyhdistyksissä:

• Etelä-Savon Näkövammaiset ry
• Helsingin ja Uudenmaan Näkövammaiset ry
• Kaakkois-Suomen Näkövammaiset ry
• Kainuun Näkövammaiset ry
• Keski-Suomen Näkövammaiset ry
• Lapin Näkövammaiset ry
• Pohjanmaan Näkövammaiset ry
• Pohjois-Karjalan Näkövammaiset ry
• Pohjois-Pohjanmaan Näkövammaiset ry
• Pohjois-Savon Näkövammaiset ry
• Päijät-Hämeen Näkövammaiset ry
• Satakunnan Näkövammaiset ry
• Tampereen seudun Näkövammaiset ry
• Varsinais-Suomen Näkövammaiset ry
• Opaskoirayhdistys ry.

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste ja tarkoitus

Käsittelemme henkilötietoja

• oikeutetun edun perusteella Näkövammaisten liiton ja jäsenyhdistystemme jäsenyyteen, asiakkuuteen ja asialliseen yhteyteen perustuvan suhteen hoitamiseen, osapuolten oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttamiseen sekä viestintään
• jäsenyhdistystemme jäsenluetteloa koskevien lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseen.

Henkilötietojen käsittelyn tarkoituksena on

• asiakassuhteen hoitaminen ja palveluiden toimittaminen
• vain näkövammaisille henkilöille rajattujen erityispalveluiden toimittaminen ja hallinnointi, esim. näkövammaiskortti, erikoishinnoiteltu numeropalvelu, lukemisesteisille tarkoitettujen saavutettavien julkaisujen välittäminen sekä sähköisen vertaistukialustan (postirobotti) käyttöoikeus
• jäsenpalvelut, jäsen- ja asiakasviestintä sekä muu toimintaan liittyvä tiedottaminen
• sähköisten tiedonsaantipalveluiden (mm. Luetus ja postirobotti) käyttöön liittyvien mahdollisten ongelmien ja väärinkäytösepäilyjen selvittäminen
• toiminnan analysointi, kehittäminen ja suunnittelu
• tutkimuksen suorittaminen.
• sähköinen ja suoramarkkinointi (suostumus).

5. Käsiteltävät henkilötiedot

Rekisterinpitäjä käsittelee tai voi käsitellä asiakas- ja jäsenrekisterissä seuraavia rekisteröidyn henkilötietoja:

• rekisteröidyn perustiedot kuten nimi, kotipaikka, syntymäaika, henkilötunnus (asiakkuuden/sopimuksen perusteella)
• rekisteröidyn yhteystiedot kuten sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoitetiedot;
• tiedot rekisteröidyn kanssa tehdyistä sopimuksista (esim. sopimuksen sisältö sekä alkamis- ja päättymisajankohta)
• tilaus- ja toimitustiedot (esim. tiedot tilatuista ja toimitetuista palveluista ja tuotteista kuten lehdet, näkövammaiskortti, erikoishinnoiteltu numeropalvelu ja sähköiset palvelut)
• seurantatiedot palveluiden käytöstä (esim. sähköisten julkaisujen ja vertaistukialustan käyttö)
• äidinkieli ja/tai palvelukieli
• tiedotusmuoto (esim. sähköposti, kirje, äänite, pistekirjoitus)
• jäsenyystiedot (yhdistyksen nimi, jäsentyyppi, jäsenyyden kesto, jäsenyyden päättymisen syy)
• luottamustoimet järjestössä
• vapaaehtoisroolit
• ansiomerkit
• yhteisöä tai yhteisön yhteyshenkilöitä koskevat tiedot kuten y-tunnus ja yhteyshenkilöiden nimet sekä yhteystiedot
• suoramarkkinointikiellot ja/tai -suostumukset
• muut erikseen rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tiedot (esimerkiksi tiedot rekisteröidyn näkövammaisuudesta ja näkövamman haitta-asteesta sekä muista palveluiden käyttöön vaikuttavista toimintarajoitteista kuten lukunäkö tai alentunut kuulo).

6. Tietolähteet

Saamme tietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään, jäsenyhdistyksiltämme sekä väestörekisteristä ja muilta vastaavilta luotettavilta tahoilta.

Lisäksi henkilötietoja voidaan vastaanottaa ja päivittää tässä tietosuojaselosteessa kuvattuja käyttötarkoituksia varten myös samaan konserniin kuuluvilta tahoilta sekä Förbundet Finlands Svenska Synskadade rf:ltä ja sen jäsenyhdistyksiltä, julkisesti saatavilla olevista lähteistä ja viranomaisilta tai muilta kolmansilta osapuolilta saatujen tietojen perusteella sovellettavan lainsäädännön rajoissa.

Kuuntelukaista-palvelun valitulta operaattorilta saamme kyseisen palvelun käyttöön liittyvät tiedot.

7. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä lukuumme toimivia alihankkijoita, joiden kaikkien kanssa olemme tehneet sopimuksen henkilötietojen käsittelystä.

Henkilötiedot tallennetaan Näkövammaisten liitto ry:n keskitettyyn asiakas- ja jäsenrekisteriin. Tietoja käytetään sekä liiton että sen jäsenyhdistysten toimesta edellä kuvattuihin tarkoituksiin.

Voimme luovuttaa rekisteröityjen yhteystietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• painotuotteiden (esim. jäsenlehti) postitus
• tuotteidemme ja palveluidemme toimitukset (esim. näkövammaiskortti ja lainattavat välineet)
• erikoishinnoitellun numeropalvelun tarjoaminen.

Voimme luovuttaa välittämiemme saavutettavassa muodossa olevien teoskappaleiden käytön seurantatietoja saavutettavan teoskappaleen tuottajalle. Esimerkiksi Celian äänikirjojen käyttöä koskevia tietoja voimme luovuttaa Celialle ja yhdistyksen julkaiseman äänilehden käyttöä koskevia tietoja kyseiselle yhdistykselle.

Epäiltäessä saavutettavassa muodossa olevan teoskappaleen luvatonta käyttöä tai levittämistä voimme luovuttaa sähköisten julkaisujen käytön seurantatietoja myös teosten oikeudenhaltijoille ja rikostutkintaan.

Voimme luovuttaa rekisteröityjen henkilötietoja tutkimuskäyttöön suostumuksen perusteella. Ilman suostumusta tutkimuskäyttöön luovutettavat tiedot anonymisoidaan.

Emme luovuta henkilötietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle.

8. Tietojen suojaus ja säilytysajat

Henkilötietoja sisältävän järjestelmän käyttöön ovat oikeutettuja vain nimetyt henkilöt. Henkilötietojen käyttö edellyttää rekisterin pääkäyttäjän myöntämää henkilökohtaista käyttäjätunnusta ja salasanaa. Pääkäyttäjä määrittää myös käyttäjille myönnettävän käyttöoikeustason.

Rekisterin pääkäyttäjä myöntää rekisterin käyttöoikeuden niille rekisterinpitäjän palveluksessa oleville ja jäsenyhdistysten valtuuttamille henkilöille, jotka tarvitsevat tietoja tehtävissään. Jäsenyhdistysten käyttäjillä on käyttöoikeus ainoastaan oman yhdistyksensä jäsenten/asiakkaiden henkilötietoihin

Keräämme tiedot tietokantoihin, jotka ovat palomuurein, salasanoin ja muilla teknisillä keinoilla suojattuja. Säilytämme tietokantaa ja varmuuskopiota lukituissa ja vartioiduissa tiloissa, joissa on kulunvalvonta. Tietoihin pääsevät käsiksi vain tietyt ennalta määritellyt henkilöt.

Säilytämme paperimuotoista aineistoa lukituissa tiloissa.

Säilytämme henkilötietoja vähintään jäsenyyden, muun oikeutetun perusteen tai suostumuksen keston ajan ottaen huomioon lainsäädännön ja viranomaisten vaatimukset, kuten kirjapitolainsäädännön, rekisteröityjen tietoja koskevan erityislainsäädännön ja arkistointia koskevat vaatimukset.

Arvioimme säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti sovellettava lainsäädäntö huomioon ottaen. Huolehdimme sellaisista kohtuullisista toimenpiteistä, joilla varmistetaan, ettei rekisteröidyistä säilytetä rekisterissä käsittelyn tarkoituksiin nähden yhteen sopimattomia, vanhentuneita tai virheellisiä henkilötietoja. Oikaisemme tai hävitämme tällaiset tiedot viipymättä.

9. Rekisteröidyn oikeudet

Yhteydenotot

Kaikki tätä selostetta koskevat yhteydenotot ja pyynnöt tulee esittää kirjallisesti tai henkilökohtaisesti kohdassa kaksi (2) nimetylle yhteyshenkilölle.

Tarkastusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tarkastaa itseään koskevat henkilörekisteriin tallennetut tiedot ja vaatia virheellisen tiedon oikaisua tai poistamista, mikäli sille on lailliset perusteet. Rekisteröidyn henkilöllisyys varmistetaan tarkistusten ja muutosten yhteydessä.

Korjausoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus vaatia itseään koskevan virheellisen tiedon korjaamista.

Oikeus tulla unohdetuksi

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietonsa poistetuksi ilman aiheetonta viivästystä rekisteristä.

Valitusoikeus

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus henkilötietojen käsittelystä valvontaviranomaiselle.

Tietojen käsittelyn rajoittamispyyntö ja vastustaminen

Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti oikeus vastustaa tai pyytää tietojensa käsittelyn rajoittamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus peruuttaa suostumus tai muuttaa sitä.

Erityisistä henkilökohtaisista syistä rekisteröidyllä on oikeus myös vastustaa itseään kohdistuvia käsittelytoimia. Vaatimuksen yhteydessä rekisteröidyn tulee yksilöidä se erityinen tilanne, jonka perusteella vastustaa käsittelyä. Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein.

Rekisteröidyllä on myös oikeus, milloin tahansa ja maksutta vastustaa käsittelyä niiltä osin kuin se liittyy suoramarkkinointiin.

10. Tietosuojaselosteen muutokset

Mikäli muutamme tätä selostetta, julkaisemme muutokset selosteeseen päivättyinä. Mikäli muutokset ovat merkittäviä, voimme informoida näistä myös muulla tavoin, kuten sähköpostitse tai laittamalla sivuillemme asiasta ilmoituksen. Suosittelemme, että käytte säännöllisesti sivuillamme ja huomioitte mahdolliset muutoksemme selosteessa.